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来源:Chinese websites | 更新时间:2019/7/7 17:00:05
公司带你了解中标文件的一般规律

今天谈一下投标书制作过程中的一些技巧,鉴于办公软件使用是非常基础的技能,对此昆明标书制作公司不展开讨论,但不得不提的一点是:

不管我们是不是从事投标工作,只要我们工作中有文书工作,就应该系统地学习如何使用「办公软件三件套」(Word、Excel 和 PowerPoint),哪怕我们只学到了一点点技巧,都会让我们事半功倍。
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仅从制作投标书来说,如果我们从来没做过投标书,当我们接到制作投标书任务时,我们需要怎么做呢?不管是纸质标还是电子标,我们可以把投标书简单的理解成一本书,书是什么样的?书有结构,有章节,因此,它是由很多部分组合起来的一份文档。
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首先,来看一下投标书的结构,我们可能会想,书的结构具有原创性,投标书的结构是不是需要自己想破脑袋来做呢?
其实,并不是这样,当我们要做一份投标书的时候,首要任务是仔细阅读招标书,招标书明确规定了投标书结构。
一般招标书有个章节叫做「投标文件的编制」,只要看到这几个字,便可以在这部分找到「投标书/文件如何编制」要求,一般会叫做「投标文件的格式」,从中可获得投标书编制目录,目录可以看做是投标书的框架。
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然后,需要关注投标书各部分内容的格式,在第一条提到,投标书由不同部分组成,它们绝大部分有固定格式,这些固定格式一般可以在招标书附件部分找到,比如「法定代表人证明书」、「供应商简介」以及各式各样的承诺、证明文件等,这些只需要根据机构实际情况填写即可。昆明标书制作公司

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昆明招投标书制作公司

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接下来是非常重要的部分,其实,在机构决定参与投标之前,肯定研究过「评分细则」,它直接决定了机构作为供应商在某次投标中是否具有优势(如果不具优势,也不会去参与)。
如果已经决定参与投标,制作投标书时,需要再次对「评分细则」进行研究,「评分细则」当中会明确告知投标书对应部分应该如何来做,只需按照要求做即可,像「1 + 1 = 2」那么简单。
不过,汉语博大精深,会有歧义,而且,表面上「公开、公平、公正」的招投标过程有灰色地带,「评分细则」中会有坑,这些一定要注意,说白了就是抠字眼,我们不能想当然,一旦觉得不清楚,就该主动向主持招标的单位(相关采购中心或招标代理机构)提问,去提出质疑,这些事情一定要及时去做。
俗话说,小心驶得万年船,什么该问什么不该问,就要靠经验的积累,一句两句讲不清楚。重要的一点——就事论事,看清楚每次的评分细则。
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单就制作投标书来说,「评分细则」到底起什么作用?在做纸质投标书时,我们也许会留意到一份叫做「评标指引表」的东西(有的招标文件里面是没有的),它的内容是对「评分细则」进行回应,其作用是作为索引来引导专家对我们方投标书进行评分,对专家来说,我们方投标书就是个产品,既然是产品,就要重视用户体验,我们得站在专家角度来考虑问题,面对那么厚几大本文件,得让他容易找到他要找的内容才行。昆明标书制作公司
刚刚我说到有的招标文件没有「评分指引表」,这时我们不要偷懒,要自己做一份,并且放在投标书正文最前面(一般会这样要求),这是重视用户体验的一个动作。
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有了标书的大框架,也知道了评标内容,自然而然,我们会发现大框架并不能覆盖所有评标内容,而且不少「评分细则」涉及的内容不知道该放在哪里,此时,只要按照我下面说的做就不会有太大问题:
以框架为纲,对照「评分细则」,细则中涉及的内容如果和框架接近,而且「投标文件格式」也有涉及,此类内容就放入相关框架下;如果不知道该放哪里,那就统一放入「其他」这个部分,但是要在「评分指引表」中做好标注,标清页码。
如此,一份投标书初稿就基本做好了。接着检查,检查点包括以下内容:
1、投标书大框架(即「投标文件的组成」部分)是否有遗漏;
2、「评分细则」涉及的内容是否有遗漏;
3、「评分索引表」的内容是否齐全,页码是否对的上;
4、完善投标书,做到极致。
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说完了实际制作投标书的过程,说点方法论层面的内容:
一是重视积累,如果每次制作投标书都是从头开始,那会累死人,我们每次做投标书,是在完善投标书,而不是从头开始造轮子,工作中要想着如何「偷懒」,我们才能有所进步,才能关注更重要的事情;

二是建立资料库,对于历次投标文件,我们应该有自己的整理方法,判断方法达标的要求是「在三秒钟之内找到」,随着资料的增多,「在三秒钟之内找到」的难度在加大,为了保持状态,需要建立索引,建立索引就用 Excel 好了;

三是标准化,只有标准化才能进一步提高效率。什么是标准化,标准化就是建立模板,以方便我们投入工作,投标工作是系统工作.

因此,更高一级的标准化是为团队提供的,我基本上是单兵行动(其他同事会为我提供相关资料,但是他们提供的资料不能直接使用,需要我进行二次加工,因此这不属于完全意义上的团队协作),我的一个目标就是不断倡导同事可以严格按照我的模板标准进行资料整理,我知道,这个很难。
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总结一下,如何制作一份投标书,本文提到了投标书的结构(框架)、「投标书各部分内容的格式」、「评分细则」、「评分指引表」,以及如何交叉比对这些内容使投标书浑然一体,最后是对投标书进行检查。最后提到了三条方法论:「重视积累」、「建立附带索引的资料库」、「标准化」。
每次投标工作都是一个系统工程,限于篇幅,无法一一涉及,希望以上内容对从事投标工作的社工有所帮助。